IN:FINANCE
Ihr Finance-System läuft stabil. Der Aufwand wächst trotzdem.
Abschlüsse dauern länger als notwendig, Zahlen stehen verzögert zur Verfügung und Auswertungen entstehen außerhalb des Systems. Gleichzeitig stößt die IT bei Anpassungen und Weiterentwicklungen zunehmend an Grenzen.
Diese Systeme sind nicht für die Anforderungen gemacht, die heute im Finance entstehen. Die Ursache liegt jedoch nicht im Prozess, sondern in der Struktur des Systems.
Was bedeutet das für die zukünftige Steuerungsfähigkeit Ihres Unternehmens? Wir ordnen bestehende Systeme ein und zeigen, wie der Weg in eine moderne Finance-Struktur aussieht.
Stabil im Betrieb,
aber wachsender Aufwand im Alltag
In vielen Unternehmen läuft das Finance-System seit Jahren zuverlässig und ist fest in die Abläufe integriert. Genau das sorgt dafür, dass es im Alltag kaum hinterfragt wird.
Gleichzeitig zeigt sich ein anderes Bild: Abstimmungen nehmen zu, Auswertungen entstehen außerhalb des Systems und neue Anforderungen lassen sich nur mit zusätzlichem Aufwand umsetzen. Viele dieser Aufgaben entstehen nicht, weil sie notwendig sind, sondern weil das System sie erzwingt.
Typische Aussagen wie „Das System läuft doch noch stabil“ oder „Ein Wechsel wäre zu riskant für unser Tagesgeschäft“ verstärken diese Situation zusätzlich und führen dazu, dass notwendige Veränderungen immer wieder verschoben werden.
So bleibt der Betrieb zwar stabil, während der Aufwand im Hintergrund kontinuierlich weiter wächst.
Die Grenzen entstehen nicht im Alltag, sondern im System
Im täglichen Arbeiten wird sichtbar, wie stark viele Abläufe noch von manuellen Tätigkeiten geprägt sind. Buchungen entstehen über Umwege, weil Automatisierungen im System nicht vorgesehen sind, und Auswertungen entstehen außerhalb des Systems.
Monatsabschlüsse ziehen sich über viele Tage, Daten werden exportiert, geprüft und wieder eingespielt. Gleichzeitig hängt ein großer Teil des Prozesswissens an einzelnen Personen, wodurch zusätzliche Abhängigkeiten entstehen.
Diese Situationen sind kein Zufall. Viele Systeme wurden für stabile, lineare Prozesse entwickelt und über Jahre hinweg erweitert. Daraus sind Strukturen entstanden, die sich nur schwer an neue Anforderungen anpassen lassen.
Neue Anforderungen werden deshalb nicht im System selbst abgebildet, sondern über zusätzliche Lösungen, Workarounds oder manuelle Schritte.
Der Aufwand entsteht im System
Abstimmungen nehmen zu, Buchungen entstehen über Umwege und viele Schritte erfolgen manuell.
Der Aufwand entsteht nicht zusätzlich, er wird durch die Struktur des Systems verursacht.
Unternehmenszahlen sind nicht aktuell verfügbar
Daten werden aus verschiedenen Quellen zusammengeführt, geprüft und nachträglich aufbereitet.
Eine aktuelle Steuerung ist dadurch nur eingeschränkt möglich.
Das System kann keine Prozesse nicht mehr abbilden
Wenn Abläufe im System zu aufwendig sind, entstehen Workarounds außerhalb.
Das System wird nicht mehr genutzt, um Prozesse abzubilden, sondern umgangen.
Veränderung wird strukturell blockiert
Anpassungen sind aufwendig, Integrationen komplex und Weiterentwicklungen mit Risiko verbunden.
Der Status quo bleibt bestehen, obwohl der Handlungsbedarf bekannt ist.
Das Prinzip hat sich verändert
Die beschriebenen Herausforderungen entstehen nicht durch einzelne Funktionen, sondern durch die Struktur der bestehenden Systeme.
Frühere Systeme sind darauf ausgelegt, Daten zu verarbeiten, die bereits entstanden sind. Moderne Finance-Strukturen arbeiten anders: Daten entstehen direkt im Prozess und stehen durchgängig zur Verfügung.
Buchungen, Abstimmungen und Auswertungen greifen ineinander und basieren auf derselben Datenbasis. Informationen müssen nicht mehr zusammengeführt werden, sondern sind unmittelbar nutzbar.
Prozesse werden dort abgebildet, wo sie entstehen, statt über Umwege organisiert zu werden. Anpassungen erfolgen innerhalb der Struktur und nicht über zusätzliche Lösungen oder Workarounds.
Auf dieser Grundlage haben wir mit IN:FINANCE einen Ansatz entwickelt, der bestehende Finance-Systemstrukturen ersetzt und auf eine integrierte Plattform überführt.
So entsteht eine Grundlage, die den laufenden Betrieb unterstützt und gleichzeitig neue Anforderungen aufnehmen kann.
IN:FINANCE ist die Antwort auf genau diese Anforderungen
IN:FINANCE beschreibt einen Ansatz, bei dem Finance nicht isoliert betrachtet wird, sondern als Bestandteil der gesamten Unternehmensprozesse. Die Lösung bleibt anschlussfähig an bestehende ERP-Systeme und integriert sich in gewachsene Systemlandschaften.
Auf dieser Grundlage entsteht mit IN:FINANCE eine integrierte Umgebung auf Basis der Microsoft Plattform, in der Finanzbuchhaltung, Reporting und angrenzende Prozesse auf einer gemeinsamen Datenbasis arbeiten.
Operative Daten stehen unmittelbar zur Verfügung, nicht erst zeitversetzt oder über separate Auswertungen, sondern direkt im Prozess. Finanzinformationen entstehen dort, wo Geschäft passiert.
Daten müssen nicht mehr zusammengeführt werden, sondern stehen durchgängig konsistent bereit. Buchungen, Abstimmungen und Auswertungen greifen ineinander und basieren auf derselben Struktur.
Gleichzeitig bleibt die Lösung anpassbar. Neue Anforderungen lassen sich ergänzen, ohne bestehende Abläufe zu überlasten oder zusätzliche Komplexität aufzubauen.
So entsteht ein Rechnungswesen, das aktiv zur Steuerung des Unternehmens beiträgt.
Was das konkret bedeutet
- Abschlüsse lassen sich strukturiert vorbereiten und durchführen
- Forderungen und Verbindlichkeiten bleiben jederzeit transparent
- Liquidität kann laufend überwacht und gesteuert werden
- Kosten und Ergebnisse sind klar auswertbar
- Finanzkennzahlen stehen direkt für Entscheidungen zur Verfügung
Was IN:FINANCE im Unternehmen abbildet
Finanzbuchhaltung & Abschluss
Abschlüsse lassen sich effizient vorbereiten, Zahlen stehen jederzeit verlässlich zur Verfügung.
Debitoren & Kreditoren
Forderungen und Verbindlichkeiten bleiben transparent, Risiken werden frühzeitig sichtbar.
Zahlungsverkehr & Liquidität
Liquidität kann laufend überwacht und gezielt gesteuert werden.
Anlagenbuchhaltung
Investitionen werden über ihren gesamten Lebenszyklus nachvollziehbar abgebildet.
Kostenrechnung & Controlling
Kostenentwicklungen und Ergebnisse lassen sich klar analysieren und fundiert bewerten.
Reporting & Analyse
Finanzkennzahlen stehen strukturiert bereit und unterstützen fundierte Entscheidungen.
Erweiterungen ergänzen die Struktur, statt sie zu fragmentieren
Die Basis der Lösung bleibt bewusst schlank. Erweiterungen werden nur dort ergänzt, wo sie im Alltag tatsächlich Mehrwert schaffen.
Viele Anforderungen entstehen in angrenzenden Prozessen, etwa bei der Dokumentenverarbeitung, im Zahlungsverkehr oder im Reporting.
Statt zusätzliche Systeme einzuführen, werden spezialisierte Lösungen gezielt in die bestehende Struktur integriert, zum Beispiel für die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen, Banking-Prozesse oder die strukturierte Belegverarbeitung.
Diese Erweiterungen greifen direkt in die bestehenden Abläufe ein und bauen auf derselben Datenbasis auf. Die Systemstruktur bleibt erhalten und wird nicht durch Insellösungen oder zusätzliche Abhängigkeiten ergänzt.
So entsteht eine Umgebung, die sich schrittweise erweitern lässt, ohne neue Komplexität aufzubauen.
Typische Ergänzungen im Finance-Umfeld
- Automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen und Belegen
- Integration und Steuerung von Banking- und Zahlungsprozessen
- Erweiterte Dokumenten- und Workflowprozesse
- Ergänzende Lösungen für Reporting und Auswertungen
- Finanzkennzahlen stehen strukturiert für Entscheidungen bereit
Im Alltag zeigt sich der Unterschied unmittelbar
Mit einer integrierten Finance-Plattform verändert sich nicht nur das System, sondern die Art zu arbeiten.
Manuelle Tätigkeiten entfallen, weil Prozesse direkt im System abgebildet sind. Abstimmungen entstehen nicht mehr durch unterschiedliche Datenstände, sondern werden auf einer gemeinsamen Datenbasis durchgeführt.
Abschlüsse lassen sich strukturierter vorbereiten und deutlich schneller durchführen. Zahlen stehen früher zur Verfügung und müssen nicht mehr aufwendig zusammengeführt werden.
Kennzahlen sind jederzeit nachvollziehbar und können direkt für Entscheidungen genutzt werden.
Das verändert sich konkret:
-
Weniger manuelle Abstimmungen und Nacharbeit
- Stabilere und schnellere Abschlussprozesse
- Aktuelle und konsistente Daten im gesamten System
- Mehr Transparenz über Zahlen und Abläufe
- Weniger Systembrüche und Schnittstellen
- Geringere Abhängigkeit von einzelnen Personen
- Bessere Wartbarkeit der Systemlandschaft
Wann IN:FINANCE relevant wird
Die Herangehensweise wird dann relevant, wenn das Finance-System im Betrieb funktioniert, im Alltag jedoch zunehmend Aufwand, Abhängigkeiten und Einschränkungen entstehen.
Für Verantwortliche in Finance
Abschlüsse dauern zu lange, Auswertungen entstehen außerhalb des Systems und Kennzahlen stehen erst verzögert zur Verfügung.
Gleichzeitig steigt der Anspruch, Entscheidungen auf Basis aktueller Daten zu treffen und regulatorische Anforderungen sicher abzubilden.
Für IT-Leiter und Systemverantwortliche
Gewachsene Systemlandschaften werden schwer wartbar, Anpassungen sind nur mit hohem Aufwand möglich.
Individuelle Entwicklungen, fehlende Updatefähigkeit und Abhängigkeiten von einzelnen Spezialisten erhöhen das Risiko im Betrieb und erschweren die Weiterentwicklung.
In vielen Fällen treffen beide Perspektiven aufeinander: Finance fordert mehr Transparenz und Geschwindigkeit, während IT mit wachsender Komplexität und eingeschränkter Weiterentwicklung konfrontiert ist.
Spätestens dann wird eine grundlegende Veränderung der Systemlandschaft relevant.
Wie es weitergeht
Wenn Sie einordnen möchten, wie gut Ihr aktuelles Finance-System zu Ihren Anforderungen passt und wo strukturelle Grenzen entstehen, werfen wir gemeinsam einen Blick auf Ihre aktuelle Situation.
Als Spezialist für die Ablösung gewachsener Finance-Systeme und den Aufbau moderner Strukturen verbinden wir beide Welten: die bestehende Systemlandschaft und die Anforderungen moderner Finance-Prozesse.
Wir analysieren Ihre Ausgangslage, zeigen, wo heute Aufwand entsteht und wie ein sinnvoller nächster Schritt aussehen kann.
Wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen.
